Saviez-vous que 80% des projets TI globaux ?[1] Il y a donc une série d’erreurs, conscientes ou non, qui semble s’être insérée dans les pratiques de gestion de projets. De la communication à la gestion du changement en passant par des objectifs irréalistes et une disponibilité déficiente des ressources, il y a tant de raisons pour lesquelles des projets peuvent être déroutés. Découvrons les erreurs fréquentes à éviter qui vous permettront de soigner votre projet et en assurer la livraison dans les temps et les budgets escomptés!

 

Les bonnes pratiques de gestion de projet

 

1. Une mauvaise communication de projet, à l’interne comme à l’externe

Pourquoi une communication efficace est-elle essentielle? La gestion de projet constitue avant tout un rôle de communication plutôt que celui d’un interlocuteur technique, que ce soit à l’intérieur de l’équipe ou avec les responsables internes et externes du projet.

Ce qui manque souvent est l’interprétation du projet qui assure une compréhension de tous. Il s’avère nécessaire de communiquer clairement avec les parties prenantes, à partir d’informations techniques, ainsi que procéder à des clarifications régulières auprès du client.

Comment assurer une bonne communication de projet?

Évitez les zones grises en tenant des rencontres hebdomadaires avec les parties prenantes. Commencez les rencontres par un topo des avancées et des défis, répétez plus d’une fois les éléments que vous résumerez, puis faites un bilan post-rencontre que vous enverrez à tous afin de vous assurer que tout le monde a compris la même chose.

 

2. Une gestion du changement inadéquate

Nous avons déterminé que la communication demeure essentielle à la réussite d’un projet TI. Il en va de même pour la gestion du changement!

Tout projet inclut son lot d’incertitudes et de changements, comme les modifications de ressources et les ajustements de tâches en cours de route, qui s’avèrent souvent inévitables. Peu importe la méthodologie de gestion de projet utilisée, ces transitions ne sont pas toujours communiquées et documentées, puisqu’elles ont un effet en cascade sur la portée du projet.

Comment s’assurer d’avoir un processus de gestion du changement efficace?

Établissez une bonne méthodologie interne dès le départ (ex. par votre PMO ou celui de votre firme responsable du projet), puis instaurez des processus de gestion de changement et de gouvernance.

La gestion du changement est d’abord de communiquer clairement les changements. Nommez-les donc tels qu’ils sont dès leur identification, puis communiquez et documentez-les afin de pouvoir expliquer les écarts par la suite.

 

3. Des objectifs de projet irréalistes

Trop souvent, les attentes irréalistes par rapport au projet affectent le succès d’un projet TI. Parfois, ce sera causé par un manque d’expérience en gestion de projets, parce que justement, cette expérience permet d’adresser les risques potentiels. En effet, malgré qu’il soit par définition sujet à des impondérables, la personne responsable du projet n’a parfois pas la maturité de parler de cet éléphant dans la pièce, hélas.

Comment assurer des objectifs et des attentes réalistes en gestion de projet?

En plus de vous adjoindre des ressources d’expérience qui pourront vous guider dans l’élaboration de ces éléments, une des clés réside dans l’implantation d’un comité de pilotage (steering committee) reflétant les besoins de votre entreprise et gardant le cap de vos livrables.

L’objectif de cette rencontre est de s’assurer que l’ensemble des parties prenantes soit informé, consulté et impliqué dans la gestion du projet. De plus, cette rencontre permet de mettre en lumière et très souvent de solutionner des problèmes avec des moyens hors de portée de l’équipe de projet.  Donc en résumé, elle évite que les stakeholders ne soient pas au courant et solutionne des problèmes que l’équipe de projet n’est pas en mesure de solutionner.

 

4. Un manque de disponibilité ou de participation des décideurs, d’experts techniques et d’affaires du côté client

Que ce soit du point de vue des ressources techniques ou de celui du client, un projet nécessite une attention constante. Il ne faut pas sous-estimer les efforts requis des parties prenantes. Parfois, il arrive que la perception soit qu’un projet imparti à un centre de développement comme Logient ne nécessite aucune implication une fois son lancement démarré.

En mode de gestion de projet agile ou hybride, la portée peut souvent être revue en cours de sprints, ce qui occasionne un besoin de rétroaction fréquent pendant le projet.

Comment s’assurer de la disponibilité et de la participation des parties prenantes au projet?

Obtenez de la part de votre client son engagement et l’assurance de son implication dans le projet. Dédiez des personnes à votre projet pour toute sa durée afin que ces ressources et experts aient la pleine capacité de s’y consacrer, l’esprit tranquille.

 

5. L’absence d’un gestionnaire de projet imputable

Vous l’aurez compris au fil des erreurs à éviter précédemment mentionnées, les décideurs et les experts techniques sur le terrain ne parlent pas toujours le même langage. Chacun son métier et chacun sa compréhension des étapes du projet…

Comment donc assurer la visibilité de la portée du projet et l’imputabilité de son succès sans ressource assignée pour mettre tout le monde au courant de l’avancement et des défis?

Trop souvent, on pense économiser en n’assignant pas de gestionnaire de projet d’expérience, mais son absence occasionne généralement plus de tort au projet et donc plus de dépenses que ce qu’il en coûte.

En somme, assigner un gestionnaire de projet en amont pour gérer et clarifier chacune des étapes de votre projet TI vous évitera bien des maux de tête, d’autant plus que sa présence permettra d’amoindrir les erreurs classiques de gestion de projets que nous venons d’aborder: la mauvaise communication, la gestion du changement déficiente, les objectifs irréalistes, ainsi que le manque de disponibilité des ressources et parties prenantes.

Découvrez dès maintenant comment Logient peut vous appuyer dans la gestion de vos projets, qu’ils soient ou non impartis chez nous!

 

Rédigé par Carlisle Tabah, directeur bureau de projets chez Logient

 

[1] https://bestofbusinessanalyst.fr/pourquoi-projets-it-echecs