Faire estimer son projet technologique :
Un processus de collaboration client-fournisseur

Dans la peau d’un client

« Combien ça va me coûter? »

Voici probablement la question qu’on pose le plus souvent à un fournisseur de services. C’est aussi la question qu’on vous pose à l’interne quand vous parlez d’un nouveau projet technologique à développer. Vous demandez donc un estimé à votre fournisseur. Mais cet estimé est-il viable? Pouvez-vous vous fier à celui-ci pour établir votre budget? Si certains experts affirmeront que leur estimé représente bel et bien le montant final à consacrer à votre projet, vous risquez d’avoir de mauvaises surprises en cours de route. Car un estimé, c’est avant tout une proposition approximative, et non une représentation exacte des coûts liés à votre projet, qu’il s’agisse de la conception d’un site web, du développement d’une nouvelle application mobile ou de la création d’un logiciel révolutionnaire.

On explore ici quelques concepts qui vous permettront de mieux vous préparer à demander une évaluation des efforts liés à votre projet, pour maximiser vos chances d’obtenir un estimé réaliste.

Un estimé, c’est…

Un estimé, c’est une évaluation approximative des coûts et délais liés à la livraison d’un projet, de la première à la dernière étape, en fonction des variables présentées par le client au fournisseur. 

C’est une idée de budget, sur laquelle on peut se baser pour la suite du projet. 

Un estimé, ce n’est pas…

Un estimé n’est pas un contrat fixe, ni un engagement final à livrer le projet selon le budget mentionné. Il s’agit plutôt d’une estimation du prix à payer, et non du montant fixe que vous devrez débourser pour réaliser l’entièreté de votre projet technologique.

Quelle est la proportion des estimés qui correspondent à la réalité d’un projet?

Votre projet a dépassé les coûts annoncés dans l’estimé initial? 

Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. 

La théorie du cône d’incertitude, présentée dans notre article précédent, révèle que les estimés sont rarement exacts, surtout lorsqu’ils sont produits au tout début de la relation avec votre fournisseur.  Le Chaos Report, lui, évalue que ce sont à peine 16 % des projets technologiques qui sont livrés dans le temps et à l’intérieur du budget alloué en début de projet. Une statistique frappante à prendre en compte lorsque vient le temps de budgétiser les dépenses liées à votre futur projet technologique. 

Il existe toutefois des pistes d’actions concrètes qui vous permettront de détailler votre projet au maximum. Cela permettra de réduire l’incertitude et de faciliter le calcul des coûts à envisager, afin de diminuer la variabilité entre l’estimé initial et le montant final à consacrer au projet.

Avant de demander un estimé, posez-vous les bonnes questions

Évaluez l’entièreté de votre projet technologique avant de demander un estimé. Pour ce faire, posez-vous ces questions :

• Quels sont les enjeux et risques associés à mon projet?
• Qui devrait être impliqué dans ce projet et dans les échanges avec le fournisseur?
• Ai-je toutes les informations pertinentes à l’évaluation de ce projet? 
• Quelles sont les intégrations nécessaires à la réalisation de ce projet?
• Quels outils technologiques utilisez-vous à l’heure actuelle?
• Quelles sont mes inquiétudes face à ce projet TI? 
• Quelle est ma marge de manœuvre en termes de budget, de délais et de ressources dans le cas d’un imprévu lié au projet?

Certains fournisseurs, dont Logient, offrent des ateliers afin de vous accompagner dans cette réflexion. 

Les meilleures astuces pour obtenir un estimé réaliste

Afin de permettre à votre fournisseur de produire un estimé le plus réaliste possible, veillez à diminuer l’incertitude au maximum : 

• Découpez votre projet en composantes et tentez de les détailler au maximum, en mettant en lumière les enjeux et risques associés à chacune des étapes. Votre projet peut-il être divisé en plusieurs petits projets? Cela pourrait permettre à votre fournisseur de bâtir un estimé plus réaliste pour chacun de ces plus petits projets.  
• Investissez en amont une partie de votre budget pour faciliter le travail de votre fournisseur. Rédigez un cahier des charges détaillé, concevez des maquettes du site web à produire, menez des analyses préliminaires, etc. On recommande généralement de dédier 10 % de son budget à cette étape. Cette préparation vous permettra de simplifier le travail de l’équipe qui se consacrera à l’évaluation de votre projet informatique. 
• Impliquez-vous dans le processus de production de l’estimé. Posez un maximum de questions et partagez toutes les informations pertinentes au projet avec votre fournisseur. Cela vous permettra de mieux comprendre la valeur de l’estimé fourni. 
• Demandez un estimé à plusieurs fournisseurs. Assurez-vous que les ressources impliquées dans la définition de l’estimé aient les informations et l’expérience nécessaires à la production d’une évaluation réaliste. 
• Prenez le temps qu’il faut. Un devis préparé en bonne et due forme ne vous sera pas livré dans les 24 heures qui suivent l’entretien initial avec votre fournisseur. Considérez l’estimé comme un processus qui vous permet d’identifier les risques, enjeux, hypothèses liés à un projet, afin de maximiser ses chances de réussite. 
• Menez une preuve de concept en collaboration avec votre fournisseur. Il peut être pertinent de consacrer une partie de votre budget au développement d’une preuve de concept dès le début du projet, afin de réduire l’incertitude. Cet investissement en temps et en ressources, qui peut être aussi minime qu’un effort de travail sur 2 jours, aidera votre fournisseur à mieux comprendre votre réalité et vos enjeux technologiques et lui permettra de bâtir un estimé chiffré plus réaliste. 

Quelles questions poser à mon fournisseur?

• Quelles sont les incertitudes soulevées? 
• Quels sont les risques associés au projet? 
• Avez-vous un plan de contingence pour chacun des risques liés au projet?
• Quel budget dois-je prévoir pour les imprévus non compris à l’estimé initial? 
• Quelle proportion de mon budget est alloué à la gestion des risques et des incertitudes?
• Quand puis-je m’attendre à recevoir la soumission?

La clé d’un bon estimé :
La collaboration client-fournisseur

C’est en travaillant de concert avec votre fournisseur que vous pourrez faciliter le processus d’estimation de votre projet, pour obtenir un estimé qui soit le plus réaliste possible. 

Assurez-vous de vous préparer en amont à la demande d’un estimé, et à avoir en main tous les détails pertinents au projet. Car après tout, vous servez de guide aux équipes techniques et professionnelles du fournisseur, qui dépendent de votre disponibilité et des informations que vous leur partagerez pour avoir une idée claire des coûts, des efforts et de la durée de votre projet. 

Notons que le fait de consacrer quelques heures de plus au processus de production d’un estimé vous permettra d’éviter bon nombre de surprises en cours de projet. 

Prenez donc le temps de participer pleinement au processus – vous en récolterez les fruits par la suite! 

Puisque la production d’un estimé est un travail d’équipe, les fournisseurs doivent eux aussi se préparer à participer au processus. Consultez notre second article sur le sujet pour mieux comprendre leurs méthodes et leur réalité.