Estimer un projet technologique :
L’art de prédire l’imprévisible

Dans la peau d’un fournisseur

Voici venu le temps de produire un estimé pour votre client et vous ignorez par où commencer? 

Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. 

Le Chaos Report évalue que ce ne sont que 16 % des projets technologiques qui sont livrés dans les délais prévus et en respectant le budget alloué en début de projet, toutes méthodologies confondues. C’est bien peu! Parce qu’estimer un projet technologique, c’est d’abord prédire l’imprévisible. Dans ce contexte, comment bien évaluer le coût d’un projet TI? Nous vous proposons quelques pistes dans l’article qui suit. 

Un estimé, c’est…

Un estimé, c’est une évaluation approximative des coûts et délais liés à la livraison d’un projet informatique, de la première à la dernière étape, en fonction des variables présentées par le client au fournisseur. 

C’est une idée de budget, sur laquelle on peut se baser pour la suite du projet. 

Un estimé, ce n’est pas…

Un estimé n’est pas un contrat fixe, ni un engagement final à livrer le projet selon le budget mentionné. Il s’agit plutôt d’une estimation du prix à payer, et non du montant fixe que vous devrez débourser pour réaliser l’entièreté de votre projet technologique.

La théorie du « Cône d’incertitude »

Source : Steve McConnel – Renaud Poirier et Frédéric Paquet (CGI Québec) pour la traduction)
https://www.slideshare.net/excellenceAgile/estimer-les-projets-ti-mme-en-agile

Dans le graphique ci-dessus, l’expert en génie logiciel et en gestion de projet Steve McConnell met en lumière les implications d’un estimé produit très tôt dans le projet. Un estimé fourni au client au tout début d’un projet devrait être pris avec un grain de sel, car l’estimé pourrait aboutir à un prix final par quatre fois supérieur ou inférieur à l’estimation! 

Selon cette théorie, un client qui vous demande un estimé à « plus ou moins 20 % » devra donc avoir d’ores et déjà réalisé une partie de son projet pour que les chiffres concordent. Une réalité souvent mal comprise par les clients. Dans ce contexte, le client doit comprendre qu’un estimé ne sera jamais représentatif à 100 % du prix final d’un projet technologique. Le prix final ne sera connu… qu’une fois le projet livré. 

Les éléments qui influencent la variabilité entre l’estimé et le coût final d’un projet

C’est en diminuant l’incertitude qu’un fournisseur pourra réduire la variabilité entre l’estimé et le coût final d’un projet technologique. Plusieurs variables joueront un rôle clé dans la production d’un estimé réaliste : 

• Le temps consacré par le fournisseur et par le client à la production de l’estimé. Un client pressé obtiendra probablement un estimé plus loin de la réalité qu’un client qui prend le temps de vous fournir les informations pertinentes et de répondre aux questions de votre équipe. On considère qu’un client doit consacrer 10 % du budget total de son projet en amont, afin de préparer tout le matériel nécessaire à la soumission d’un devis réaliste (analyses préliminaires, maquettes, ateliers, etc.). 
• La complexité du projet. Plus un projet est complexe, plus il sera difficile d’obtenir un estimé réaliste. Que le projet vise à créer une application mobile, un logiciel, un site web ou une plateforme TI, chaque élément de conception ou de développement supplémentaire entraîne son lot d’incertitudes, ce qui vient complexifier la production d’un estimé (par exemple : nombre d’intégrations requises, niveau de personnalisation, règles d’affaires à définir ou à mettre en place, etc.). 
• Les risques liés au projet. Il est difficile d’évaluer tous les risques associés à un projet technologique en début de processus, particulièrement lorsqu’il s’agit de votre première collaboration avec un client. Sa réalité et ses enjeux technologiques vous sont alors totalement inconnus, ou presque. Dans ce contexte, plusieurs fournisseurs choisissent d’ajouter un montant à l’estimé afin de couvrir le « facteur risque » (généralement entre 10 % et 30 % du budget total). 
• Les incertitudes liées au projet. Un projet mal défini sera difficile à évaluer. Plus vous réussirez à répondre aux interrogations de votre équipe en amont de l’estimé, plus vous aurez les outils nécessaires pour calculer la durée du projet et chiffrer les efforts à fournir. Ainsi outillé, vous serez plus à même de fournir au client une évaluation réaliste.

Qui impliquer dans le processus d’un estimé ?

Tout au long du processus, il faudra également vous assurer d’impliquer les bonnes ressources au bon moment et d’entretenir une communication transparente avec le client.

• Les experts TI. Ces spécialistes sont les ressources clés pour bien évaluer le temps accordé à chaque étape du projet, en plus des risques et des incertitudes qui lui sont associés. 
• Le personnel de vente et le gestionnaire de projet. L’estimé est l’étape finale du processus de vente amorcé par votre personnel de vente. Il est donc crucial de les impliquer dans le processus de création d’un estimé, puisqu’ils ont une certaine connaissance de la réalité du client et peuvent d’ores et déjà répondre à certaines questions de votre équipe technique. Les gestionnaires du projet devraient également être impliqués pour s’assurer que tous soient sur la même longueur d’onde.
• Le client. Le client devrait être impliqué tout au long du processus, afin qu’il comprenne bien la valeur accordée par votre équipe à son projet, et qu’il contribue à éclaircir les zones d’incertitudes qui demeurent. Assurez-vous que les décideurs sont autour de la table dès le début du processus.

« Combien ça coûte? » : Les meilleures pratiques pour la production d’un estimé réaliste

Les experts Logient considèrent qu’un bon processus d’estimation devrait comprendre les étapes suivantes: 

• Estimation grossière de type « ballpark » : une estimation ne reposant sur aucune analyse systématique. Cette étape a comme objectif de donner au client une idée très approximative du budget à dédier au projet, et pourra lui servir de guide pour l’aider à budgétiser les dépenses envisagées. On pourra indiquer au client que son projet représente une enveloppe de 100 000 $, de 250 000 $ ou de 500 000 $, par exemple. 
• Atelier 360 : un atelier de réflexion réunissant tous les acteurs clés autour de la table (designer, architecte, client, etc.) et qui permet de détailler davantage l’estimé fourni initialement. C’est à ce moment que le contexte d’affaires, les requis techniques et les requis d’interface (UX) sont discutés afin de consolider les bases du projet. Dans le cadre de cet atelier, chacun des points techniques est abordé (composantes du projet, interactions, exigences) et les risques et inquiétudes sont identifiés. 
• Preuve de concept (POC) : une preuve de concept peut être utile dès le début du projet, car elle permettra de réduire l’incertitude. Cet investissement en temps et en ressources, qui peut être aussi minime qu’un effort de travail sur 2 jours, permet de comprendre la réalité et les enjeux technologiques du client, pour fournir un estimé plus réaliste. 
• Atelier d’estimation avec le client : en tant que fournisseur, il est crucial d’impliquer le client dans le processus d’estimation. Cela peut prendre la forme d’un atelier d’une demi-journée à une journée, dépendant de la taille du projet. Cet échange transparent permettra au client de mieux comprendre la valeur du processus, les tenants et aboutissants de son projet. L’atelier aidera également votre équipe à éclaircir les incertitudes qui demeurent à ce point-ci, en plus de faire part au client des risques associés au projet. Au bout du compte, l’estimé final sera mieux compris par le client et il aura une compréhension claire de chacun des coûts du projet. 
• Estimés en cours de projet : un estimé est fourni au client après chaque itération ou sprint, afin de faire valider ou invalider les prochaines étapes du projet. Ces estimés sont de plus en plus réalistes, car les incertitudes se dissipent au fur et à mesure des étapes franchies.

S’entendre sur le mode de facturation

Un processus d’estimation bien ficelé vous permettra de proposer au client une entente représentative du projet, et qui inclura une facturation à prix fixe, en temps et matériel, ou basée sur une combinaison des deux méthodes. Ces modes de facturation comprennent des avantages et des désavantages pour chacune des parties impliquées : 

1. Facturation à prix fixe ou prix forfaitaire : Le prix final du projet ne dépend pas de la quantité de ressources ou du temps consacré au projet par le fournisseur. Ce mode de facturation est fréquemment utilisé dans des projets réalisables à court terme. S’il permet au client de mieux contrôler le budget accordé au projet et les dépenses en cours de route, il représente un désavantage majeur pour le fournisseur, qui absorbe 100 % du risque. Par ailleurs, ce type de contrat requiert une bonne préparation en amont pour identifier les éléments inclus et exclus au mandat, car tout ce qui se retrouve en dehors du contrat sera à la charge du client. 
2. Facturation en temps et matériel : Le prix final du projet varie en fonction des heures effectuées et chargées à un tarif horaire fixé à l’avance, ainsi que des coûts liés au matériel nécessaire à la réalisation des livrables. Ce mode de facturation permet de partager le risque à parts égales entre le fournisseur et le client. Il offre également plus de flexibilité pour l’un et l’autre, afin de mieux répondre en cours de projet aux enjeux et besoins du projet et des équipes impliquées.
3. Combinaison des deux types de facturation : Une entente comprenant une section facturée selon la méthode temps et matériel, à laquelle s’ajoute un prix fixe pour chacun des efforts excédentaires non prévus au forfait temps et matériel.

L’estimé : Un travail d’équipe

Estimer un projet technologique requiert donc une compréhension approfondie des besoins et exigences du client, mais aussi de sa réalité. Assurez-vous d’être transparent d’un bout à l’autre du processus, afin d’éclaircir doutes et inquiétudes et de mitiger les incertitudes liées au projet. Surtout, prenez le temps qu’il faut! Faites comprendre au client que le fait de consacrer quelques heures de plus au processus de production d’un estimé lui permettra de s’éviter nombre de surprises en cours de projet. 

Puisque la production d’un estimé est un travail d’équipe, les clients doivent eux aussi se préparer à participer au processus. Consultez notre second article sur le sujet pour mieux les préparer à la présentation de leur projet technologique. 

À vos marques, prêts… Estimez!